Urlaub auszahlen lassen: Wann und wie ist es möglich?

Urlaub auszahlen lassen: Warum eigentlich?

Stell dir vor, du bist am Ende des Jahres und hast noch Resturlaub übrig. Für eine längere Reise reicht die Zeit nicht mehr und die Vorstellung, diese Tage verfallen zu lassen, ist natürlich alles andere als erfreulich. Hier kommt die Möglichkeit der Urlaubsabgeltung ins Spiel – eine Option, die für viele Arbeitnehmer:innen von großem Interesse ist. Ob aus persönlichen Gründen, aus finanzieller Notwendigkeit oder einfach, weil die Urlaubstage sonst ungenutzt bleiben würden: Die Auszahlung deiner Urlaubszeit kann eine willkommene Alternative sein.

Die Gesetzeslage: Dann ist eine Auszahlung möglich

In Deutschland darfst du dir als Arbeitnehmer:in laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) deinen Resturlaub in der Regel nicht auszahlen lassen, denn Urlaub dient der Erholung. Eine Ausnahme gibt es, wenn du deine Urlaubstage nicht mehr nehmen kannst, zum Beispiel weil du den Betrieb verlässt. Dann wird der Urlaub zu deiner Kündigung auf der Grundlage deines durchschnittlichen Verdienstes der letzten 13 Wochen berechnet und ausgezahlt. Aber Achtung, dieser gesetzliche Anspruch verfällt 15 Monate nach dem Urlaubsjahr.

In laufenden Arbeitsverhältnissen gibt es Ausnahmen: Bei deinem zusätzlichen Urlaub, also dem, der über das Gesetz hinausgeht, bist du nämlich flexibler. Diese Tage sind ein Extra vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin und du kannst hier individuelle Vereinbarungen treffen. Nur bei tarifgebundenen Jobs gibt es manchmal spezielle Regeln, die zu beachten sind.

Resturlaub ins nächste Jahr übertragen

Du solltest zwar deinen Urlaub im selben Jahr nehmen (§ 7 BUrlG), in dem du ihn verdient hast, aber es gibt Ausnahmen, die dir Flexibilität bieten. Falls du aus wichtigen Gründen oder wegen Krankheit deinen Urlaub nicht nehmen konntest, kannst du ihn ins neue Jahr übertragen. Vergiss nur nicht, diese Urlaubstage spätestens bis zum 31. März zu nutzen, damit sie nicht verfallen. Solltest du krank sein, hast du bis zu 15 Monate Zeit.

Informationspflicht über deinen restlichen Urlaub

Wichtig zu wissen ist auch, dass dein:e Arbeitgeber:in verpflichtet ist, dir mitzuteilen, dass du Urlaub nehmen musst. Das heißt, der Betrieb muss dich rechtzeitig informieren, damit du keine Urlaubstage verlierst. Wenn du deinen Urlaub bis zum Jahresende nicht genommen hast, musst du aktiv darauf hingewiesen werden und dein:e Arbeitgeber:in muss dir die Möglichkeit geben, deine Urlaubstage noch zu nehmen oder ins nächste Jahr zu übertragen. So kannst du sicher sein, dass du deine Auszeit nicht verpasst.

Ohne Hinweis von deinem Betrieb kann dein Urlaubsanspruch weder verfallen noch verjähren. Das wurde unter anderem vom Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil entschieden (BAG, Urteil v. 20.12.2022, 9 AZR 266/20):

Als eine Arbeitnehmerin Ende Juli 2017 aus dem Unternehmen ausschied, verlangte sie die Abgeltung ihres Resturlaubs aus mehreren Vorjahren. Der Arbeitgeber lehnte den Anspruch ab und berief sich unter anderem auf die allgemeine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Damit hatte er jedoch keinen Erfolg. Das BAG stellte klar: „Die Verjährungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen unterrichtet. Hinzukommen muss, dass der Arbeitnehmer trotz dieser Unterrichtung den Urlaub freiwillig nicht genommen hat“. Da der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht nicht nachgekommen war, war der Urlaub weder am Ende des Urlaubsjahres (bzw. am Ende des Übertragungszeitraums) verfallen noch nach Ablauf von 3 Jahren verjährt.

Der Unterschied zwischen Urlaubsgewährung und Urlaubsabgeltung

• Urlaubsgewährung bezieht sich, wie der Name schon sagt, auf die Gewährung von Urlaub durch den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin. Das bedeutet, dass du für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeit freigestellt wirst, um dich unter Fortzahlung deines Arbeitsentgelts zu erholen. Der/die Arbeitgeber:in legt den Zeitpunkt und die Dauer des Urlaubs fest, wobei er deine Wünsche berücksichtigen sollte.
• Die Urlaubsabgeltung hingegen ist die finanzielle Entschädigung für nicht genommenen Resturlaub, also, eben wenn du deinen Urlaub auszahlen lassen willst. 

So viel Geld erhältst du für deinen verbleibenden Urlaub

Angenommen, du verdienst monatlich 3.500,00 € brutto und hast noch 5 Urlaubstage offen. Dein durchschnittliches Bruttoarbeitseinkommen pro Tag wäre dann:

• Durchschnittliches Bruttoarbeitseinkommen pro Tag = Bruttoarbeitseinkommen pro Quartal / Anzahl der Arbeitstage im Quartal​
• Bei 65 Arbeitstagen im Quartal wäre das: Verdienst der letzten 13 Wochen = 3 Monate × 3.500,00 € durch 65 Arbeitstage= 10.500,00 € / 65 ≈ 161,54 €
• Die Abgeltungssumme für die 5 offenen Urlaubstage berechnet sich dann so: Abgeltungssumme = 5 Tage × 161,54 € ≈ 807,70 €
• Wenn du deinen Urlaub auszahlen lassen willst, würdest du für die 5 nicht genommenen Tage eine Abgeltung von etwa 807,70 € erhalten.

Urlaubsabgeltung und Steuern

Die Urlaubsabgeltung wird als sogenannter sonstiger Bezug versteuert. Dazu wird die Lohnsteuer für deinen voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit Urlaubsabgeltung berechnet. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ist die Lohnsteuer, die du für den sonstigen Bezug zahlen musst.

In der Sozialversicherung gilt die Urlaubsabgeltung als Einmalzahlung, das heißt der Betrag ist im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig. Darüber hinaus wird die Urlaubsabgeltung als nachträgliche Lohnzahlung betrachtet und fällt unter den Posten „Sonstige Bezüge“.