Kontoauszüge aufbewahren: Dauer, Tipps & rechtliche Pflichten

Kontoauszüge aufbewahren: Deshalb lohnt es sich

Das Aufbewahren von Kontoauszügen lohnt sich aus mehreren Gründen: Sie dienen als Nachweis für deine Finanztransaktionen, was besonders nützlich ist, um Zahlungen nachzuweisen. Zudem sind sie wichtig für steuerliche Abzüge wie Handwerkerkosten oder haushaltsnahe Dienstleistungen. Außerdem verschaffen sie dir einen klaren Überblick über Einnahmen und Ausgaben, was dir beim Führen eines Haushaltsbuchs und bei deiner Steuererklärung helfen kann. Bei Reklamationen von fehlerhaften Abbuchungen sind Kontoauszüge ebenfalls unverzichtbar. Nicht zuletzt ist es ratsam, sie für größere Transaktionen und wichtige Lebensereignisse griffbereit zu haben. 

Wann greift die Aufbewahrungspflicht?

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Expert:innen empfehlen jedoch, diese Unterlagen mindestens 3 Jahre lang aufzubewahren, was der allgemeinen Verjährungsfrist für die meisten alltäglichen Geschäfte entspricht. Besonders wichtig ist die Aufbewahrung bei steuerlich relevanten Ausgaben wie haushaltsnahen Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen. In solchen Fällen solltest du die Kontoauszüge bis zum Erhalt des Steuerbescheids durch das Finanzamt und dem Ablauf der Einspruchsfrist aufbewahren, was oft über die 3 Jahre hinausgeht. Darunter fallen auch Personen mit hohem Einkommen (über 500.000 €) – dann gilt für eine Aufbewahrungspflicht eine Frist von 6 Jahren. 

Strengere Aufbewahrungsvorschriften gelten jedoch für Selbständige und Unternehmen. Sie müssen Kontoauszüge und andere Geschäftsunterlagen in der Regel 10 Jahre lang aufheben. Diese längere Aufbewahrungsfrist ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, sowohl für steuerliche Zwecke als auch für eventuelle Betriebsprüfungen. Darüber hinaus spielt sie eine zentrale Rolle bei der Erfüllung der gesetzlichen Buchführungspflichten und dient der Sicherung der Integrität des Unternehmens.

Die besten Methoden für die Aufbewahrung von Kontoauszügen

Ob du deine Kontoauszüge aufbewahren willst oder nicht: Die kleinen weißen Zettel sind in jedem Fall wichtig für deine finanzielle Organisation. Es gibt verschiedene Methoden, die du je nach deinen Bedürfnissen und Vorlieben wählen kannst.

Papierform	Elektronische Aufbewahrung
Organisation in Ordnern: Die klassische Methode ist die Aufbewahrung in Papierform. Hierbei werden die Kontoauszüge chronologisch in Ordnern abgeheftet. Diese Methode bietet den Vorteil, dass du die Dokumente physisch in der Hand halten und schnell durchblättern kannst.	Sicherung und Speicherung: Viele Banken bieten inzwischen digitale Kontoauszüge an. Diese kannst du auf deinem Computer speichern. Es ist wichtig, regelmäßige Backups zu erstellen, um Datenverlust zu vermeiden.
Schutz vor Schäden: Um die Papierbelege vor Schäden zu schützen, solltest du sie an einem trockenen, dunklen Ort aufbewahren. Verwende säurefreie Ordner und Klarsichthüllen, um die Langlebigkeit der Dokumente zu gewährleisten.	Verwendung von Cloud-Diensten und externer Hardware: Eine zusätzliche Sicherheitsoption ist die Nutzung von Cloud-Diensten oder externen Festplatten. So hast du auch im Falle eines Computerausfalls Zugriff auf deine Dokumente. Achte bei Cloud-Diensten auf die Datenschutzrichtlinien und verschlüssele sensible Informationen.

Eine Hybridlösung kombiniert die Vorteile beider Methoden. Du kannst wichtige Dokumente in Papierform aufheben und gleichzeitig eine Kopie für deine digitalen Unterlagen erstellen. Dies bietet zusätzliche Sicherheit und erleichtert die Suche nach spezifischen Informationen.

Du suchst deine Kontoauszüge?

Online-Banking überprüfen: Viele Banken bieten in ihrem Online-Banking-Bereich im digitalen Postfach Zugriff auf Kontoauszüge. Oft kannst du hier rückwirkend für mehrere Jahre auf deine Auszüge zugreifen und sie bei Bedarf ausdrucken.

Bank kontaktieren: Wenn du die Auszüge weder online noch in deinem digitalen Postfach findest, kannst du deine Bank direkt kontaktieren. Die meisten Banken können Kopien von alten Kontoauszügen bereitstellen, allerdings möglicherweise gegen eine Gebühr.

Fristen zum Kontoauszüge aufbewahren beachten: Beachte, dass auch Banken unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge haben. Einige archivieren die elektronischen Kontoauszüge nur 3 Jahre lang, bevor sie automatisch gelöscht werden. Andere wenden den § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) an, der eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorsieht. Wir raten dir, bei deiner Bank nachzufragen, wie lange sie deine Kontoauszüge aufbewahrt.

Von Kontoauszüge aufbewahren zu alte Kontoauszüge richtig entsorgen

Hier einige wichtige Tipps zur sicheren Entsorgung von deinen Kontoauszügen:

• Schreddern: Die sicherste Methode ist noch immer das Schreddern der Kontoauszüge. Am besten verwendest du einen Kreuzschnitt-Aktenvernichter, der die Dokumente in sehr kleine Partikel zerkleinert. Kaufen kannst du diese jederzeit Online oder in deinem Elektrofachmarkt.
• Zerreißen: Wenn kein Reißwolf zur Verfügung steht und du etwas mehr Zeit zur Verfügung hast, kannst du die Kontoauszüge einfach von Hand in sehr kleine Stücke zerreißen. Achte hierbei besonders darauf, sensible Informationen wie Kontonummern und Kontostände unkenntlich zu machen. 
• Datenschutz-Tonnen: Einige Kommunen oder Unternehmen bieten spezielle Datenschutzbehälter für die sichere Entsorgung vertraulicher Dokumente an.
• Professionelle Entsorgungsdienste: Für größere Mengen an Kontoauszügen kannst aber auch professionelle Vernichtungsdienste in Anspruch nehmen.
• Digitale Kontoauszüge: Bei elektronischen Kontoauszügen solltest du darauf zu achten, dass die gespeicherten Daten vollständig vom Computer und von allen Sicherungskopien gelöscht werden.